Los foros de encuentro Virtual Educa permiten plantear propuestas y compartir proyectos a responsables institucionales y expertos en el ámbito de la innov@ción aplicada a la Educación y la Formación. Los Encuentros regionales y nacionales, especializados en temáticas concretas, convergen en el Encuentro internacional anual.

El Encuentro internacional anual se estructura en ocho ejes temáticos generales, y varios ejes específicos para cada edición, que incluyen una sesión plenaria, seminarios, presentación de ponencias y talleres. El Encuentro tiene asociado un espacio virtual http://www.virtualeduca.info/fveduca, en el que se debaten los temas de análisis propuestos y en él se presentan las ponencias aceptadas cuyos autores no pueden desplazarse para participar presencialmente en el Encuentro. El espacio virtual está coordinado por la Universidad "Marta Abreu", Las Villas [Cuba].

Las sesiones plenarias y los seminarios se organizan en colaboración con los responsables nacionales de Virtual Educa y una serie de instituciones que tradicionalmente se hacen cargo de los mismos. Por ejemplo, la Universidad de Guadalajara Virtual [México] programa anualmente un seminario sobre entornos virtuales de aprendizaje (SAMBEO), ya en su novena edición; el Instituto Latinoamericano y del Caribe de Calidad en Educación Superior a Distancia [con sede en Loja, Ecuador] realiza un seminario sobre la calidad en la Educación Superior a Distancia; la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) [Barcelona, España], conjuntamente con la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), organizan un seminario sobre la innovación en la Educación Superior; etc.

En las sesiones de presentación de ponencias se programan las comunicaciones seleccionadas por un comité de evaluación de expertos internacionales, que coordina el Dr. Fernando Gamboa Rodríguez, Secretario de Innovación Educativa, Coordinación de Universidad Abierta y Educación a Distancia (CUAED), UNAM [México].

Un aspecto fundamental del Encuentro es la coordinación nacional, con el Ministerio de Educación del país en el que se realiza y otras agencias gubernamentales vinculadas a esta temática, ya que es objetivo primordial del Encuentro presentar todas las iniciativas y proyectos innovadores que se realizan en el país. En el caso de Colombia 2013, el Ministerio de Educación Nacional (MEN) coorganiza el Encuentro, con la colaboración del Programa Presidencial ‘Computadores para Educar’ [Ministerio TIC], el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) [Ministerio de la Protección Social], la Secretaría de Educación de Medellín y otras instituciones.

La programación del Encuentro está organizada en los siguientes foros específicos:

En la sección Temas transversales se analizan propuestas comunes.
Adicionalmente, en el marco de los Encuentros tienen lugar encuentros, congresos y foros específicos. En la presente edición se realizarán: