Puntos Clave
- 4 retos que enfrentan las instituciones para alcanzar estabilidad operativa.
- Contar con una estrategia TI, la clave para enfocar recursos.
- 97% de los estudiantes consideran importante la tecnología para el éxito estudiantil.
En la estrategia de cada institución está plasmado el camino hacia las metas deseadas. Con cada avance obtenido viene el reto inmediato de mantenerse y continuar el paso hacia la optimización.
Aquí mostramos los cuatro retos que enfrentan las instituciones para alcanzar la estabilidad operativa, que es la base para el crecimiento institucional.
1. Hacer más con menos
La optimización de recursos es una meta que está en la cabeza de todos los directivos de instituciones de educación superior. Con los cambios tecnológicos y la llegada de la Transformación Digital, la idea de que todo proceso puede hacerse de una forma más rápida y eficiente cobra mayor fuerza, la amplia oferta de opciones para conseguirlo da muestra de ello.
Constantemente encontramos una serie de problemas que provocan la fuga de presupuesto en las universidades, por ejemplo: Sistemas de Planificación de Recursos (ERP) anticuados y obsoletos, que provocan una asignación de recursos importante para mantenerlos en funcionamiento, presupuesto que podría ser usado en la innovación digital de la institución. En otros casos hay elementos externos como la reducción de personal que resta experiencia y, por ende, eficiencia en la realización de procesos.
Hagamos más con menos.
Una estrategia de TI adecuada le permitirá enfocar sus recursos en conseguir el crecimiento deseado.
Los elementos clave en un proceso de modernización son:
- Automatización de procesos mediante plataformas tecnológicas que permitan la integración de distintos sistemas; biblioteca, inscripciones, pago de cuotas; todo en un solo lugar.
- Contar con información sobre las tasas de inscripción y perspectivas financieras basada en datos reales para mejorar la toma de decisiones.
Estos elementos son la base para una institución moderna y eficiente.
2. Mejorar la vida y resultados de los estudiantes
La realidad de los estudiantes actuales representa un reto para los parámetros de la educación tradicional, tomemos como muestra las siguientes cifras:
- 60% de los estudiantes son “no convencionales” – Adultos, trabajadores de tiempo completo o en educación a distancia.
- Solo un 37% de los estudiantes tendrán la posibilidad de transferir sus créditos a otras instituciones.
- Un 59% se graduará dentro del tiempo establecido.
La variedad de escenarios es un obstáculo para que las instituciones ofrezcan trayectorias claras. Por otro lado, las limitadas opciones de clases, requisitos de titulación complicados y dificultades para registrar las materias obstruyen el éxito estudiantil.
Eliminemos las barreras para impulsar el éxito.
El acceso en todo momento y desde cualquier dispositivo a las calificaciones, registro de materias y sus perfiles a través de plataformas sencillas de manejar, es solo el inicio de cómo la tecnología transforma un campus.
Tener todos los sistemas integrados favorece a la comunicación y eficiencia administrativa, se evita tiempo, papeleo y esfuerzo que puede ser usado en otras cuestiones que sumen a mejorar la vida estudiantil. Quizás el elemento que más aporta es que los asesores escolares tengan acceso a la información de los estudiantes y con ella, guiarlos para alcanzar sus metas o medir el riesgo que tienen de desertar para intervenir antes.
3. Dar a los estudiantes la experiencia educativa que merecen
El primer acercamiento con los estudiantes es clave para su elección de universidad. Contar con una presencia digital fuerte, ayuda a generar interés hacía la institución, pero contar con un sitio amigable que ofrezca una experiencia personalizada ayuda a destacarse por encima de las demás.
- 87% de los estudiantes que recibieron comunicaciones personalizada dijeron que fue un factor importante para elegir su universidad.
- 97% opinan que el uso de la tecnología fuera del salón de clases es igual de importante para el éxito estudiantil como dentro del aula.
- 40% dice que lidiar con los trámites administrativos interrumpió su tiempo de estudio.
- En promedio, los estudiantes deben usar hasta 4 plataformas para sus actividades escolares.
Experiencias personalizadas, la respuesta.
Los trámites de manera presencial tienen la percepción de ser engorrosos y tardados, lo que desalienta al estudiante durante su vida estudiantil. Poner todo al alcance de su mano no sólo mejora su experiencia, también permite contar con respuestas automatizadas que aceleran la finalización de trámites.
Una escena cotidiana hasta hace unos años en cualquier universidad eran las largas filas para inscripciones, ahora podemos evitarlas al habilitar cada celular como una ventanilla de atención personalizada, disponible las 24 horas del día. Permita a su institución estar disponible en todo momento para fomentar la atracción de estudiantes.
4. Asegurar un apoyo total y respuesta ante emergencias
Ante los desastres naturales no hay plan que cubra lo imprevisible. Además de contar con planes de prevención para la seguridad del personal, es necesario garantizar el cuidado de la información con un respaldo confiable y sistemas listos para ayudar a estudiantes, administrativos y profesores durante el proceso de recuperación.
Cuando el huracán María arrasó gran parte Puerto Rico, dejó a la Universidad Interamericana sin operaciones… pero tan solo por 17 días.
Un sistema basado en la nube mantendrá su información segura y accesible, incluso durante una crisis.
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