Autor: Eventtia
En 2018, la Universidad de los Andes adoptó la plataforma de gestión de eventos de Eventtia no solo con el propósito de agilizar y digitalizar la gestión administrativa de sus eventos, sino también para centralizar los registros a sus eventos en un portal global.
UniAndes es una de las mejores universidades privadas de Colombia con más de 18.000 estudiantes, ocupando la sexta posición en el ranking de las universidades LATAM. Debido a la diversidad y regularidad de sus eventos de todo tipo, Eventtia emergió como una solución sumamente beneficiosa para optimizar la logística y los procesos de gestión de eventos.
Veremos en este caso de estudio cómo UniAndes logró gestionar de manera exitosa y autónoma más de 4.500 eventos mediante la implementación de Eventtia, optimizando la utilización de sus recursos.
Los 3 principales desafios de UniAndes
- Centralizar y optimizar la gestión de eventos
Los diferentes departamentos de UniAndes estaban utilizando numerosas aplicaciones y flujos de trabajo para la gestión de sus eventos. Buscaban consolidar todo en una sola solución para agilizar los procesos de eventos y ganar en autonomía en cuanto a la creación de registros en línea y landing pages a través de plantillas personalizadas y a su imagen.
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de sus eventos
La Universidad de los Andes quiere tener mayor control sobre quién puede acceder a sus eventos pero también tener mayor confidencialidad sobre los datos de sus participantes.
- Implementar un portal de eventos
La institución académica estaba buscando una manera de facilitar la promoción de sus eventos y agilizar los registros en línea en una página dedicada a sus eventos.
Solución
- Centralización y Digitalización de los procesos de gestión de eventos con una solución 360°
Antes de utilizar Eventtia, UniAndes utilizaba numerosas soluciones tecnológicas, resultando en altos costos, ineficiencia y una falta de visibilidad centralizada de su estrategia de eventos.
Para abordar estos desafíos y optimizar sus recursos y tiempo, UniAndes incorporó la plataforma de gestión de eventos de Eventtia.
- Centralización de los procesos
Gracias a esta integración, el equipo de gestión central obtuvo acceso a un panel de control integral, el cual les posibilitó la creación y administración de cuentas y accesos para hasta 80 usuarios en todas las facultades de la universidad.
Además, ahora pueden acceder a información en tiempo real y recopilar datos detallados por facultad o tipo de eventos, simplificando la toma de decisiones basadas en información precisa.
- Digitalización: creación de plantillas para eventos
Al organizar 8 eventos a la semana en promedio, dirigidos a más de 18,000 estudiantes, UniAndes estaba en busca de una solución que le permitiera agilizar y simplificar los procesos de creación de eventos, incluyendo:
- Un sitio web para el evento
- Un registro en línea con campos personalizados
- La gestión de los participantes
- El envío de comunicación masiva
Cada evento debe cumplir con requisitos particulares que se basan en la identidad de la universidad, el público objetivo y la temática del evento, ya sea una conferencia, una ceremonia de graduación o un concierto.
Al mismo tiempo, muchos eventos tienden a ser similares e implican elementos idénticos. Para evitar invertir un esfuerzo, tiempo y recursos significativos en crear cada evento desde cero, Eventtia desarrolló una solución única llamada «Plantillas de Eventos».
Al adoptar estas plantillas, los organizadores garantizan la consistencia y cohesión en sus eventos a fin de dar una experiencia óptima a los participantes. Esta armonización mejora la productividad y autonomía de sus equipos de eventos.
Solución
Integración de medidas de seguridad avanzadas
- Seguridad y privacidad de los datos de los participantes
Al manejar datos personales y datos sensibles, la plataforma de gestión de eventos de Eventtia garantiza a UniAndes el cumplimiento de las regulaciones de confidencialidad locales así como un mayor control sobre los datos de sus participantes.
Mantener altos estándares de privacidad y seguridad no solo fortalece la confianza de los participantes hacia UniAndes sino también contribuye a la reputación y éxito general de la institución.
- Acceso exclusivo y rápido
Para aumentar la seguridad y simplificar el acceso a la plataforma de Eventtia, implementamos un verificador de correo electrónico desarrollado por nuestros equipos técnicos. Esto permite a los usuarios que inicien sesión en sus cuentas de correo electrónico universitario acceden directamente al software de Eventtia, sin necesidad de volver a autenticarse en la plataforma de Eventtia.
Desarrollo de un portal de eventos a la medida
El equipo de Eventtia ha desarrollado un portal totalmente personalizado, que integra el front end del sitio web de la universidad con el back end de Eventtia mediante una integración API. Este enfoque conlleva una serie de beneficios significativos.
- Permite la centralización de la información relacionada con eventos, lo que simplifica la administración y proporciona una visión completa de todas las actividades.
- Garantiza una gestión más eficiente de los registros de participantes.
- La promoción de los eventos se vuelve más efectiva al aprovechar las capacidades de diseño y comunicación del sitio web de la universidad en conjunto con las herramientas de marketing de Eventtia.
En conjunto, esta solución ofrece una experiencia integral para los organizadores y participantes, mejorando tanto la visibilidad como la eficiencia en la organización de eventos.
Conclusiones
Con Eventtia, las diferentes facultades de la UniAndes pudieron centralizar sus esfuerzos y manejar de manera completamente autónoma y segura todos sus eventos desde un solo lugar.
Mediante desarrollos tecnológicos de Eventtia, la institución académica no solo ha fortalecido la seguridad de sus eventos, sino también ha optimizado la promoción y el registro de asistentes a través de un portal de eventos personalizado.
Para concluir, al centralizar y digitalizar sus procesos de gestión de eventos, la Universidad de los Andes ha logrado aumentar su capacidad para organizar eventos con menos recursos y en menos tiempo, mientras proporciona una experiencia fluida tanto a sus organizadores como a sus participantes.
Sobre Eventtia
Eventtia es una empresa tecnológica francesa de vanguardia que ofrece soluciones altamente avanzadas de software como servicio (SaaS) para la gestión de eventos.
Desde 2014, reconocidas universidades a nivel mundial como el Tecnológico de Monterrey, la UNED, la Ibero, ESADE, la UNAM o empresas educativas como EF y otras más han estado utilizando nuestra plataforma integral de gestión de eventos y nuestros servicios de API para digitalizar, ejecutar y medir sus eventos a gran escala.
